Apprenti(e) assistant(e) administratif(ve) (H/F) - Cloned

Placé sous l’autorité du chef de bureau de la coordination des politiques interministérielles, l’agent assure le secrétariat et apporte un appui organisationnel et administratif aux trois bureaux de la direction. L’agent assure les missions suivantes :Gestion du courrier : réceptionner, enregistrer et dispatcher le courrier entrant de la direction ; qualifier, orienter et suivre les courriers réservés de la préfecture dans l’applicatif métier « MAARCH Courrier » ; Gestion des documents : mettre en forme les courriers mis à la signature du préfet et/ou du secrétaire général pour le compte des différents bureaux de la direction, en assurer le suivi et réaliser l’envoi des courriers signés ; assurer le classement et l’archivage physique et numérique des documents ; traiter les demandes de récépissé de transports de déchets ; Organisation des réunions et instances : apporter un appui à l’organisation des réunions organisés par la direction et appuyer les bureaux de la direction dans la préparation matérielle des dossiers de l’autorité préfectorale (suivi des agendas, archivage numérique des pièces des dossiers, accueil des participants, réservation des salles et des visios, etc.) ; Accueil et communication : assurer l’accueil téléphonique et physique des réunions et assurer l’interface entre la direction, les services internes, les partenaires et les usagers ; Suivi administratif et budgétaire : contribuer au suivi du budget de fonctionnement de la direction et à la gestion des commandes de fournitures (gestion du stock, budget, Chorus formulaire) ; Gestion de l’agenda du directeur et de l’organisation de la direction : gérer l'agenda du directeur, organiser les déplacements professionnels (ordres de mission, réservations) et la planification de ses réunions et rendez-vous ; Appui transversal : participer à l’organisation d’événements (séminaires de direction, etc.) et assurer la continuité du secrétariat en lien avec les collègues.